Toborzási KPI-k: 7 mutató képlettel és példával

A toborzás a HR egyik legjobban mérhető területe, a legtöbb KKV mégis érzésre dönt benne. Toborzási KPI-k nélkül nem tudod, melyik hirdetési csatorna hozza a felvehető jelölteket, hol esnek ki az emberek a folyamatból, és mennyibe kerül valójában egy felvétel. Ebben a cikkben a 7 legfontosabb toborzási mutatót kapod, mindegyikhez képlettel és kidolgozott számpéldával, és megmutatjuk, mihez érdemes mérni őket.

Röviden: a 7 alap toborzási KPI a time to hire, a time to fill, a csatorna-hatékonyság (source of hire), a fázisonkénti pipeline-konverzió, a cost per hire, a hiring manager válaszideje és az ajánlat-elfogadási arány. Nemzetközi viszonyításként: az amerikai SHRM 2025-ös felmérésében a nem vezetői pozíciók medián time to fill értéke 44 nap volt, az Employ 2025-ös ügyféladataiban pedig az ajánlatok 83,9%-át fogadták el. Magyar KKV-kra nincs friss, nyilvános benchmark, ezért a legjobb mérce a saját, pozíciótípusonkénti trended.

Ez a cikk csak a toborzás mérésével foglalkozik. Ha a HR egészére keresel mutatókat (fluktuáció, első éves kilépés, betegség miatti távollét, túlóra, eNPS), azokat a HR mutatószámok: 12 KPI képlettel cikkben gyűjtöttük össze. A közös mutatók képlete a két cikkben azonos, itt a toborzási oldalon megyünk mélyebbre: time to fill, hiring manager válaszidő, ajánlat-elfogadási arány.

A számpéldák egy kitalált, 40 fős cég adatai: illusztrációk, nem piaci átlagok.

Miért nem mér a legtöbb KKV a toborzásban?

Ez nem csak benyomás. A Profession.hu HR Körkép 2024 felmérésében (1213 céges kitöltés, 2024. július–szeptember) a magyar munkáltatóknak mindössze 28%-a elemezte rendszeresen az álláshirdetései teljesítményét, és nagyjából ugyanennyien egyáltalán nem figyeltek erre.

Az ok többnyire prózai: Excelben a mérés külön munka. Dátumokat kell kézzel rögzíteni, képleteket karbantartani, táblákat frissíteni, és amikor sok a nyitott pozíció, ez marad el először. Így nincs adat, nincs döntés, és ugyanazok a hibák ismétlődnek.

Egy toborzási rendszerben (ATS) a dátumok nagy része a napi munka melléktermékeként keletkezik: rögzül, mikor jött a jelentkezés, melyik csatornáról, és mikor lépett a jelölt a pipeline következő fázisába. A költségeket és néhány dátumot (például a pozíció jóváhagyásának napját) viszont továbbra is neked kell hozzátenned. A KPI-knál ezért mindig jelezzük, honnan jön az adat.

A 7 legfontosabb toborzási KPI

1. Time to hire (felvételi idő)

Mit mér: a jelölt jelentkezésétől az ajánlat elfogadásáig eltelt napokat.

Time to hire = ajánlat elfogadásának napja − jelentkezés napja (naptári napokban)

Példa: egy negyedévben 3 felvétel volt: 18, 27 és 52 nap alatt. Az átlag 32,3 nap, a medián 27. Kevés felvételnél a mediánt kövesd, mert egyetlen elhúzódó eset (itt az 52 nap) felhúzza az átlagot.

Miért fontos: minél tovább tart a folyamat, annál nagyobb az esély, hogy a jó jelölt közben máshol elfogad egy ajánlatot. Ha a versenytársad két hét alatt dönt, te pedig hat hét alatt, a jelöltet jó eséllyel ő viszi el.

Viszonyítás: az Employ amerikai toborzásiszoftver-cég ügyféladatai szerint 2025-ben átlagosan 46,2 nap telt el a jelölt első interakciójától az elfogadott ajánlatig (HR Dive, 2026. január). Magyar KKV-adat erre nincs, ezért pozíciótípusonként a saját trendedhez mérj: egy betanított operátor és egy mérlegképes könyvelő felvétele nem összevethető.

Adat: a jelentkezés napja és a státuszváltások a toborzási rendszerből jönnek. A HRscale dashboardja és exportálható riportjai a time to hire-t közvetlenül mutatják. A rövidítés módszereit a gyorsabb betöltésről szóló cikkünk részletezi.

2. Time to fill (betöltési idő)

Mit mér: a pozíció megnyitásától (jóváhagyás vagy a hirdetés feladása) az elfogadott ajánlatig eltelt napokat.

Time to fill = ajánlat elfogadásának napja − pozíció megnyitásának napja (naptári napokban)

Példa: a raktárvezetői pozíciót március 3-án hagyta jóvá a cégvezető, a hirdetés március 10-én jelent meg, az első használható jelentkező március 24-én jött, és április 22-én fogadta el az ajánlatot. Time to fill: 50 nap. Time to hire ugyanennél a jelöltnél: 29 nap.

Különbség a time to hire-től: a time to fill benne foglalja azt az időt is, amíg a pozíció jóváhagyásra várt, és amíg nem jött megfelelő jelentkező. Ha a time to fill hosszú, de a time to hire rövid, a gond a folyamat elején van: lassú belső jóváhagyás vagy gyenge hirdetés. A példában 21 nap ment el, mire az első használható jelölt egyáltalán megjelent.

Viszonyítás: az SHRM 2025-ös benchmark-felmérése (2371 válaszadó amerikai szervezetektől, 2025. január–március) szerint a medián time to fill 44 nap volt nem vezetői és 45 nap vezetői pozícióknál, a pozíció megnyitásától az ajánlat elfogadásáig, naptári napokban.

Adat: a megnyitás napját te rögzíted (például a jóváhagyó e-mail dátuma), az elfogadás napja a toborzási rendszerből jön.

3. Source of hire (csatorna-hatékonyság)

Mit mér: melyik csatornáról (állásportál, LinkedIn, saját karrieroldal, munkatársi ajánlás, fejvadász) érkeznek a jelöltek, és melyikből lesz ténylegesen felvett munkavállaló.

Csatorna-konverzió (%) = felvettek a csatornából / jelentkezők a csatornából × 100
Csatornánkénti költség/felvétel = a csatorna költsége / a csatornából felvettek

Példa: egy félév alatt állásportálról 40 jelentkező jött, ebből 1 felvétel (2,5%). Munkatársi ajánlásból 6 jelentkező, ebből 2 felvétel (33%). A portálhirdetés 180 000 Ft volt, az ajánlási bónusz fejenként 100 000 Ft, így felvételenként 180 000 Ft, illetve 100 000 Ft a csatorna költsége.

Miért fontos: ebből derül ki, hova menjen a hirdetési pénz. A jelentkezők száma önmagában félrevezet: a példában a portál hozta a legtöbb jelentkezőt, a felvételek többségét mégis az ajánlás, olcsóbban.

Viszonyítás: nincs univerzális arány, a csatornák egymáshoz mért sorrendje számít. Ha portált választanál, az állásportálok összehasonlítása segít.

Adat: minden jelöltnél rögzíteni kell a forrást. A HRscale dashboardja csatornánként mutatja a jelentkezőket és a konverziót; a csatornák költségét a számláidból teszed mellé.

4. Pipeline-konverzió fázisonként

Mit mér: a jelöltek hány százaléka lép tovább az egyik fázisból a következőbe.

Fázis-konverzió (%) = következő fázisba lépők / az adott fázisba jutók × 100

Példa:

100 jelentkező → 30 telefonos interjú (30%)
30 telefonos interjú → 10 személyes interjú (33%)
10 személyes interjú → 3 ajánlat (30%)
3 ajánlat → 2 felvétel (67%)

A teljes konverzió 2 / 100 = 2%.

Miért fontos: a szűk keresztmetszet ott van, ahol a konverzió hirtelen leesik. Ha 100 jelentkezőből csak 5 jut el telefonos interjúig, a hirdetés rossz embereket vonz, vagy túl szigorúak a szűrési feltételek. Ha az ajánlatnál veszíted el a legtöbb jelöltet, a kompenzáció vagy a folyamat sebessége a gond. A fázisok kialakítását a toborzási pipeline-ról szóló cikkünk mutatja be.

Adat: a pipeline státuszváltásai. A HRscale-ben a Kanban pipeline fázisai pozíciónként testreszabhatók, a dashboard fázisonkénti konverziót mutat.

💡 A time to hire-hoz, a csatorna- és a fázis-konverzióhoz az adat a HRscale dashboardján és exportálható riportjaiban van, mert a jelöltek egy helyen, pozíciónként testreszabható pipeline-ban futnak. A cost per hire-t, a vezetői válaszidőt és az ajánlat-elfogadást ezekből az exportált adatokból és a saját költségeidből te számolod; a következő három KPI-nál megmutatjuk, hogyan.

5. Cost per hire (egy felvétel költsége)

Mit mér: mennyibe kerül összesen egy felvétel, a külső kiadásokat és a belső munkaidőt is beleértve.

Cost per hire = (külső toborzási költség + belső toborzási költség) / felvettek száma
(mindhárom ugyanarra az időszakra)

Mi számít bele: az SHRM definíciója szerint a fejvadász- és hirdetési ügynökségi díjak, az állásbörzék és állásportálok díja, az ajánlási bónuszok, a jelöltek és a munkatársak utazási költsége, a relokáció, a toborzók bére és járulékai, valamint a toborzási szoftver díja. KKV-nál könnyű kihagyni a vezetők interjúkra fordított idejét, pedig ha nincs külön toborzó, ez adja a belső költséget.

Példa: egy negyedévben 3 felvétel volt.

Külső költség: 2 állásportál-hirdetés 180 000 Ft, közösségimédia-kampány 120 000 Ft, 1 ajánlási bónusz 100 000 Ft, összesen 400 000 Ft.
Belső költség: 3 felvétel × 20 óra vezetői és HR-idő × 7 000 Ft/óra = 420 000 Ft.
Cost per hire = (400 000 + 420 000) / 3 = kb. 273 000 Ft felvételenként.

Viszonyítás: az SHRM 2025-ös felmérésében a medián cost per hire nem vezetői pozícióknál 1200 dollár, vezetőinél 10 625 dollár volt, amerikai szervezeteknél. Az eltérő bérszint miatt ez forintra átszámítva nem összevethető a magyar KKV-k számaival; annyit mutat, hogy egy vezetői felvétel a többszörösébe kerül (ott a medián közel kilencszeres volt). A mérce a saját negyedéves trended, mindig a felvétel minőségével együtt: aki három hónap után kilép, az a legdrágább felvétel. Egy rossz döntés árát ebben a cikkben számoltuk ki.

Adat: a felvettek számát és csatornáját a toborzási rendszer exportjából veszed, a költségeket a könyvelésből, a belső időt becslésből. A HRscale nem számol cost per hire-t: az exportált adatokból és a saját költségeidből te számolod ki, egy egyszerű táblázatban.

6. Hiring manager válaszidő

Mit mér: mennyi idő telik el, amíg a szakmai vezető értékeli a neki átadott jelöltet.

Átlagos válaszidő = Σ (értékelés napja − átadás napja) / átadott jelöltek száma
(munkanapokban)

Példa: a műszakvezető egy hónapban 4 jelöltet kapott, és 1, 2, 6, illetve 7 munkanap alatt adott visszajelzést. Az átlag (1 + 2 + 6 + 7) / 4 = 4 munkanap. Ha a cél 2 munkanap (48 óra), a két késői eset összesen 9 munkanap fölösleges várakozást jelentett a jelölteknek.

Miért fontos: a folyamat gyakori szűk keresztmetszete nem a HR-es, hanem a vezető, aki nem ér rá, elfelejti, vagy nem találja az önéletrajzot az e-mailjei között. Ha ez a szám nő, ott kell beavatkozni, például egy 48 órás visszajelzési szabállyal. Ha az értékelés is egységes szempontok szerint megy, gyorsabb a döntés: ehhez nézd meg az interjú-kiértékelő scorecard sablont.

Adat: az átadás és az értékelés napja. A HRscale-ben a vezető értékelése és jegyzetei a jelölt-profilban, a csapat többi visszajelzése mellett rögzülnek, így nem e-mailekből kell összeszedni őket. Ha a pipeline-ban külön „Vezetői értékelésre vár” fázist hozol létre, a Kanban táblán egy pillantásra látod, kinél áll a jelölt. A válaszidőt az átadás és az értékelés dátumából te számolod, jelöltenként egy sorban.

7. Ajánlat-elfogadási arány (offer acceptance rate)

Mit mér: a kiküldött ajánlatok hány százalékát fogadják el a jelöltek.

Ajánlat-elfogadási arány (%) = elfogadott ajánlatok / kiküldött ajánlatok × 100

Példa: egy évben 6 ajánlatot küldtél ki, ebből 5-öt fogadtak el: 5 / 6 × 100 = 83%. Kis számoknál vigyázz: itt egyetlen visszautasítás 17 százalékpontot mozdít, ezért a százalék mellé mindig írd ki a darabszámot is (5/6).

Miért fontos: ha sok ajánlatot utasítanak vissza, többnyire három ok egyike áll a háttérben: az ajánlat nem versenyképes, a folyamat túl hosszú volt (a jelölt közben máshol igent mondott), vagy rossz volt a jelöltélmény. Minden visszautasításnál kérdezd meg az okát, és rögzítsd a jelölt-profilban.

Viszonyítás: az Employ 2025-ös ügyféladataiban az átlagos elfogadási arány 83,9% volt (2024-ben 82,5%), a gyártásban 91%, a szoftver- és techszektorban 80,8% (HR Dive). Ez egy amerikai szoftvercég ügyfélkörének adata, nem magyar piaci átlag, ezért itt is a saját trended a mérce.

Adat: ha a pipeline-ban külön „Ajánlat” és „Felvéve” fázist vezetsz, a kiküldött és az elfogadott ajánlatok száma az exportált adatokból kiolvasható, az arányt te számolod.

Mi a helyzet a quality of hire-rel?

A quality of hire (felvételi minőség) azt méri, mennyire válik be az új munkatárs 3–6 hónappal a belépés után. Ez a legértékesebb, de a legnehezebben mérhető toborzási mutató: az SHRM 2025-ös felmérésében a szervezeteknek csak 20%-a használt rá mérőszámot. Kezdésnek két egyszerű közelítés elég: hányan teljesítik a próbaidőt, és hányan maradnak az első év végéig. Az első éves kilépési arány képletét a HR mutatószámokról szóló cikkünkben találod.

Mért vs. nem mért toborzás — összehasonlítás

Döntés	Adatok nélkül	Adatokkal
Hova hirdessünk?	„Mindig ugyanott hirdettünk”	Csatornánkénti konverzió és költség/felvétel alapján
Miért lassú a folyamat?	„Nem tudni”	Time to fill vs. time to hire és a vezetői válaszidő mutatja, hol akad el
Miért nem fogadják el az ajánlatot?	Találgatás	Ajánlat-elfogadási arány és a visszautasítások rögzített okai
Mennyibe kerül egy felvétel?	Nincs adat	Negyedéves cost per hire, reális büdzsétervezéshez
Hol veszítjük el a jelölteket?	„Valahol a folyamatban”	Fázisonkénti pipeline-konverzió

Miért nehéz ezeket Excelben mérni?

Technikailag nem lehetetlen, a gyakorlatban mégis kevesen csinálják végig. Az okok:

Kézi adatbevitel: minden dátumot és státuszt kézzel kell rögzíteni. Ha egyszer kimarad, az adat elvész.
Nincs naprakész nézet: a táblázat mindig annyira friss, amilyen utoljára valaki frissítette.
Nehéz kereszttáblázni: a csatornánkénti és fázisonkénti konverzió Excelben pivot-táblát igényel, amit minden hónapban újra kell építeni.
A vezetői értékelés e-mailben marad: ha a visszajelzések levelekben jönnek, utólag senki nem tudja megmondani, ki mikor válaszolt.

Egy ATS-ben a toborzási adatok nagy része a napi munka közben keletkezik, így a havi riporthoz már csak a költségeket és néhány dátumot kell hozzátenned.

→ Bővebben: Toborzás automatizálás útmutató — Kevesebb admin, több eredmény

Mit ad a HRscale, és mit számolsz te?

A HRscale dashboardja és exportálható riportjai a toborzási folyamat mutatóit adják. Ami költség vagy a rendszeren kívüli esemény, azt te teszed hozzá:

KPI	Mit mutat a HRscale	Mit teszel hozzá te
Time to hire	Közvetlenül a dashboardon és a riportban	Pozíciótípusonkénti értelmezés
Time to fill	A felvétel adatai az exportban	A pozíció megnyitásának napja
Source of hire	Jelentkezők és konverzió csatornánként	A csatornák költsége
Pipeline-konverzió	Konverzió fázisonként	Egyértelműen elnevezett fázisok
Cost per hire	Felvettek száma és csatornája az exportban	Külső költségek (könyvelés), belső idő, a számítás
Hiring manager válaszidő	Értékelések és jegyzetek a jelölt-profilban	Átadás és értékelés napja, a számítás
Ajánlat-elfogadási arány	Az „Ajánlat” és „Felvéve” fázis adatai az exportban	A számítás és a visszautasítások oka

Mit csinálj hétfőn:

Írd le egy-egy mondatban mind a 7 KPI definícióját (például: „a time to hire a jelentkezés napjától számol”). Enélkül két hónap múlva mást mérsz, mint ma.
Minden nyitott pozíciónál rögzítsd a jóváhagyás napját, minden jelöltnél a forrást.
Nevezd el egyértelműen a pipeline fázisait, például: Jelentkezett → Telefonos interjú → Személyes interjú → Vezetői értékelésre vár → Ajánlat → Felvéve / Elutasítva.
Nyiss egy költségtáblát három oszloppal: csatorna, hónap, összeg.
Tegyél a naptáradba havonta egy fix, 30 perces időpontot: exportáld a riportot, frissítsd a táblát, és negyedévente számolj cost per hire-t.

Havi toborzási KPI-riport — másolható minta:

TOBORZÁSI KPI-RIPORT — 2026. november                 (40 fős cég)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
Nyitott pozíciók: 3 | Új jelentkezők: 64 | Felvétel: 1
1. Time to hire (medián, negyedév):  27 nap    (előző negyedév: 31)
2. Time to fill (medián, negyedév):  50 nap    (előző negyedév: 48)
3. Legjobb csatorna:                 ajánlás, 2/6 felvétel (33%)
4. Leggyengébb fázis:                jelentkezés → telefonos interjú, 30%
5. Cost per hire (negyedéves):       273 000 Ft
6. Vezetői válaszidő (átlag):        4 munkanap (cél: 2)
7. Ajánlat-elfogadás (év eddig):     5/6 (83%)
──────────────────────────────────────────────────────────────────
3 MONDAT: Mi romlott? Mi az oka? Mit lépünk, és ki felel érte?

A három mondattól lesz a riportból döntés. Hogy a számokból hogyan lesz konkrét lépés, arról az adatvezérelt toborzásról szóló cikkünk szól.

Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)

K: Melyik toborzási KPI-val érdemes kezdeni? V: A time to hire-ral és a csatorna-hatékonysággal (source of hire). Az első megmutatja, hol kell gyorsítani, a második azt, melyik hirdetési csatornát érdemes erősíteni és melyiket leépíteni. Mindkettőhöz elég, ha minden jelöltnél rögzíted a jelentkezés napját és a forrást.

K: Mi a különbség a time to hire és a time to fill között? V: A time to hire a jelölt jelentkezésétől az ajánlat elfogadásáig tart, a time to fill a pozíció megnyitásától (jóváhagyás vagy hirdetés) az elfogadásig, ezért mindig legalább akkora. A cikk példájában 29 nap time to hire mellett 50 nap volt a time to fill. Az SHRM 2025-ös amerikai felmérésében a medián time to fill 44 nap volt nem vezetői pozícióknál.

K: Hogyan számold ki a cost per hire-t? V: Add össze az időszak külső toborzási költségeit (hirdetés, fejvadász, ajánlási bónusz) és a belső költséget (a toborzásra fordított órák × óradíj), majd oszd el a felvettek számával. Példa: 400 000 Ft külső és 420 000 Ft belső költség 3 felvételre kb. 273 000 Ft felvételenként.

K: Milyen gyakran kell átnézni a toborzási KPI-kat? V: Havonta egy 30 perces áttekintés elég, aktív toborzási időszakban hetente egy gyors pillantás is hasznos. A cost per hire-t negyedévente számold, mert egy hónapban kevés a felvétel ahhoz, hogy a szám stabil legyen.

Összefoglalás

A 7 toborzási KPI (time to hire, time to fill, csatorna-hatékonyság, pipeline-konverzió, cost per hire, hiring manager válaszidő, ajánlat-elfogadási arány) együtt megmutatja, hol lassú, hol drága és hol veszít jelöltet a toborzásod. A nemzetközi benchmarkok (SHRM, Employ) tájékozódásra jók, a döntéshez viszont a saját, pozíciótípusonkénti trended kell.

A toborzási oldal adatait a HRscale dashboardja és exportálható riportjai adják: time to hire, jelentkezők pozíciónként, csatornánkénti és fázisonkénti konverzió. A költségeket és a néhány hiányzó dátumot te teszed hozzá, havonta fél órában.

→ Indítsd el az ingyenes próbát a HRscale-lel — 30 napos ingyenes próba, kártyaadat nélkül.

Kapcsolódó cikkek

Utolsó frissítés: 2026. október.