Toborzási KPI-k — 7 mérőszám, amit minden HR-esnek követni kell
A toborzás az egyik leginkább adatvezérelten kezelhető HR-terület — mégis a legtöbb KKV ösztönösen, adatok nélkül dönt. Toborzási KPI-k nélkül nem tudod, melyik hirdetési csatorna hozza a legjobb jelölteket, hol veszíted el őket a folyamatban, vagy mennyibe kerül valójában egy felvétel. Ebben a cikkben bemutatjuk a 7 legfontosabb mérőszámot, és megmutatjuk, hogyan kövesd ezeket anélkül, hogy napi órákat töltenél Excelben.
Miért mér a legtöbb KKV semmit a toborzásban?
Az ok egyszerű: Excelben a mérés manuális munkát jelent. Dátumokat kell rögzíteni, képleteket írni, táblázatokat frissíteni — és ha elfoglalt a HR-es (ami mindig), ez marad el először. Ennek eredménye: nincsenek adatok, nincsenek döntések, és ugyanazok a hibák ismétlődnek.
Egy toborzási szoftver (ATS) ezzel szemben automatikusan gyűjt minden adatot — a rendszer rögzíti, mikor érkezett a jelentkezés, mikor volt az interjú, mikor ment ki az ajánlat. A dashboard ezeket azonnal, riport formájában mutatja — nulla extra munkával.
A 7 legfontosabb toborzási KPI
1. Time-to-hire (felvételi idő)
Mit mér: Az első jelentkezéstől az ajánlat elfogadásáig eltelt napok száma.
Miért fontos: A hosszú felvételi idő a legnagyobb egyedüli oka annak, hogy a legjobb jelöltek elvesznek. Ha a versenytársad 15 nap alatt dönt, te pedig 40 alatt, az ő jelöltje lesz — nem a tiéd.
Hogyan számítsd: Ajánlat elfogadásának dátuma − Első jelentkezés dátuma = Time-to-hire (napokban)
Magyar KKV benchmark: 30-40 nap. Cél: 20 nap alá.
Az HRscale-ben: Automatikusan méri és a dashboardon mutatja pozíciónként és aggregáltan.
2. Time-to-fill (betöltési idő)
Mit mér: A pozíció megnyitásától (hirdetés feladásától) az elfogadott ajánlatig eltelt napok száma.
Különbség a time-to-hire-tól: A time-to-fill tartalmazza azt az időt is, amíg a hirdetés meg volt hirdetve, de még nem érkezett jelentkezés. Ez a betöltési kapacitást méri — a time-to-hire a folyamat sebességét.
Miért fontos: Ha a time-to-fill hosszú, de a time-to-hire rövid, a problémád a hirdetés vonzerejével van — nem a folyamattal.
3. Source-of-hire (jelölt forrás hatékonyság)
Mit mér: Melyik csatornáról (Profession.hu, LinkedIn, saját karrieroldal, ajánlás, fejvadász stb.) érkeznek a jelöltek — és melyikből lesz végül felvett munkavállaló.
Miért a legértékesebb KPI: Ez mutatja meg, hova érdemes a hirdetési büdzsét fektetni. Ha a Profession.hu-ról 40 jelentkező jön, de egyik sem válik be, és az ajánlásokból 5-ből 4 felvett lesz, a büdzsét az ajánlási program erősítésére kell fordítani.
Az HRscale-ben: Minden jelöltnél rögzíthető a forrás, és a dashboard forrás szerint bontja a konverziós arányokat.
4. Pipeline konverziós arány fázisonként
Mit mér: A jelöltek hány százaléka lép tovább az egyik fázisból a másikba.
Példa:
- 100 jelentkező → 30 telefoninterjú (30% konverzió)
- 30 telefoninterjú → 10 személyes interjú (33% konverzió)
- 10 személyes interjú → 3 ajánlat (30% konverzió)
- 3 ajánlat → 2 felvett (67% konverzió)
Miért fontos: Ha az első fázis konverziója nagyon alacsony (pl. 100 jelöltből csak 5 megy telefoninterjúra), a hirdetésed vagy nem vonzza a megfelelő jelölteket, vagy a szűrési kritériumaid túl szigorúak. Ha az ajánlati fázisnál veszíted el a legtöbb jelöltet, a kompenzáció vagy a folyamat sebessége a probléma.
Az HRscale-ben: A pipeline nézet fázisonként mutatja a konverziós arányokat — egy pillantásra látható, hol van a bottleneck.
5. Cost-per-hire (egy felvétel összköltsége)
Mit mér: Mennyibe kerül összesen egy felvétel — hirdetési díjak, HR-es ideje, fejvadász jutalék, interjúztatók ideje stb.
Hogyan számítsd: (Összes toborzási költség az adott időszakban) ÷ (Felvett munkavállalók száma az adott időszakban)
Miért fontos: Ez az egyetlen KPI, amely összeköti a toborzást a pénzügyi teljesítménnyel. Ha a cost-per-hire csökken, hatékonyabb leszel. Ha nő, valami drágul vagy rosszabbodott a hatékonyság.
Az HRscale-ben: A direct costs (hirdetési díjak) rögzíthetők pozíciónként, a time-based costs (HR-es ideje) pedig a time-to-hire és az aktivitási adatokból becsülhető.
6. Hiring manager válaszidő
Mit mér: Mennyi ideig tart, amíg a hiring manager értékeli a hozzá küldött jelölteket.
Miért fontos: A toborzási folyamat egyik leggyakoribb bottleneckje nem a HR-es — hanem a hiring manager, aki nem ér rá, elfelejtette, vagy nem találja az önéletrajzokat. Ha ez az idő magas, ott kell beavatkozni.
Az HRscale-ben: A hiring manager aktivitási adatai (mikor nézett rá a jelöltekre, mikor értékelt) automatikusan rögzítődnek és a dashboardon láthatók.
7. Offer acceptance rate (ajánlat elfogadási arány)
Mit mér: A küldött ajánlatok hány százalékát fogadják el a jelöltek.
Hogyan számítsd: (Elfogadott ajánlatok száma ÷ Összes küldött ajánlat száma) × 100
Miért fontos: Ha az acceptance rate alacsony (pl. 50% alatt), az jelzi, hogy valami nem stimmel: az ajánlat nem versenyképes, a folyamat túl hosszú volt (a jelölt közben más ajánlatot fogadott el), vagy a jelöltélmény rossz volt.
Magyar benchmark: 75-85% az egészséges arány. 60% alatt baj van.
Mért vs. nem mért toborzás — Összehasonlítás
| Döntés | Adatok nélkül | Adatokkal |
|---|---|---|
| Hova hirdessünk? | „Mindig Profession.hu-n volt” | Source-of-hire alapján a legjobb ROI csatornán |
| Miért lassú a folyamat? | „Nem tudni” | Hiring manager aktivitás mutatja, hol akad el |
| Miért nem fogadják el az ajánlatot? | Találgatás | Offer acceptance rate + exit adatokból |
| Mennyibe kerül egy felvétel? | Nincs adat | Cost-per-hire, reális büdzsétervezéshez |
| Hol veszítjük el a jelölteket? | „Valahol a folyamatban” | Pipeline konverzió fázisonként |
Miért lehetetlen ezeket Excelben mérni?
Technikailag nem lehetetlen — de a valóságban mégsem csinálja senki. Az okok:
- Manuális adatbevitel: Minden dátumot, minden státuszt kézzel kell rögzíteni. Ha elfelejtik (és elfelejtik), az adat elvész.
- Nincs valós idejű nézet: Az Excel statikus — a riport mindig a múltat mutatja, nem a jelent.
- Nehéz kereszttáblázni: A source-of-hire és a konverziós arány összesítése Excelben pivot-táblázatot igényel — amit havonta kell manuálisan frissíteni.
- Nincs hiring manager aktivitás adat: Ha az értékelések e-mailben zajlanak, nincs adat arról, mikor értékelt ki.
Egy ATS ezzel szemben mindent automatikusan rögzít és valós időben mutat.
→ Bővebben: Toborzás automatizálás útmutató — Kevesebb admin, több eredmény
Hogyan indítsd el a mérést az HRscale-ben?
Az HRscale teljes analitikája azonnal elérhető — nem kell semmit beállítani a méréshez, a rendszer automatikusan gyűjt:
- Time-to-hire és time-to-fill — minden pozíciónál, aggregáltan is
- Source-of-hire — jelölt forrásonkénti bontásban, konverzióval
- Pipeline konverzió — fázisonként, pozíciónként
- Cost-per-hire — ha rögzíted a hirdetési költségeket, a rendszer kiszámolja
- Hiring manager aktivitás — ki, mikor értékelt
- Offer acceptance rate — automatikusan számolt
A havi riportot egy kattintással exportálhatod PDF-be vagy CSV-be.
Gyakran Ismételt Kérdések (GYIK)
K: Melyik toborzási KPI-val érdemes kezdeni, ha most vezetek be mérést? V: A time-to-hire-ral és a source-of-hire-ral. Az előbbi azonnal megmutatja, hol kell gyorsítani; az utóbbi megmutatja, melyik hirdetési csatornát érdemes erősíteni és melyiket lecsökkenteni.
K: Milyen gyakran kell ezeket a KPI-kat átnézni? V: Minimum havonta egyszer érdemes egy rövid (30 perces) KPI-review. Ha aktív toborzási időszak van, hetente is hasznos egy gyors pillantás a dashboardra.
K: A hiring manager hozzáférhet a saját aktivitási adataihoz? V: Az HRscale-ben a dashboard jogosultság alapú — a HR-vezető látja az összes adatot, a hiring manager csak a saját pozícióit. A hiring manager aktivitási adatai alapértelmezetten csak a HR-vezető számára láthatók.
K: Mi az a „quality of hire” és kell-e mérni? V: A quality of hire (felvételi minőség) azt méri, hogy a felvett munkavállaló mennyire teljesít jól 3-6 hónappal a belépés után. Ez az egyik legértékesebb, de legnehezebb KPI — mérése a teljesítményértékelési rendszerrel való integrációt igényel. Érdemes célkitűzésként bevezetni, de kezdetnek a 7 fenti KPI elegendő.
Összefoglalás
A 7 toborzási KPI (time-to-hire, time-to-fill, source-of-hire, pipeline konverzió, cost-per-hire, hiring manager aktivitás, offer acceptance rate) együtt teljes képet ad arról, hogyan teljesít a toborzásod. Ezeket Excelben manuálisan mérni nem fenntartható — egy ATS automatikusan gyűjti és megjeleníti az adatokat, nulladik extra munkával.
Következő lépés: Nézd meg az HRscale analitikai dashboardját — próbáld ki 30 napig ingyen.